La transformation digitale des entreprises a fait ses preuves depuis plusieurs années pour en améliorer les performances opérationnelles et renforcer l’efficacité administrative. La pandémie de COVID-19 nous ouvre les yeux sur une nouvelle dimension des outils numériques : la digitalisation peut également renforcer la sécurité des employés et celle de l’entreprise.

PIXID met le digital au coeur des RH pour faciliter le recrutement et la gestion des contrats courts. À travers ces 5 conseils tirés de notre expérience, découvrez comment le digital peut vous aider à assurer la continuité de votre activité RH et de l’entreprise en période de crise sanitaire.

 

1. Assurer la sécurité de vos collaborateurs

En période de confinement, le rôle le plus évident du digital apparaît dans la possibilité de mise en place du télétravail. Vous évitez la plupart des déplacements de vos collaborateurs en leur permettant, lorsque la nature du poste s’y prête, de travailler à distance. Ainsi, vous assurez leur sécurité physique sans affecter leur productivité, ce qui est une des missions essentielles des RH. Le ministère du Travail estime que 4 emplois sur 10 dans le secteur privé peuvent être effectués en télétravail, en particulier pour les fonctions support.

Pour aider les employés peu habitués à ce mode de travail à adopter cette pratique dans les meilleures conditions possibles, vous pouvez proposer des tutoriels ou donner des conseils via vos outils de communication interne (intranet, newsletter, etc.) De la même manière, n’hésitez pas à accompagner les managers sur la façon de garder le contact avec ses équipes, sans être intrusif, pendant le confinement. 

 

2. Rester disponible pour vos employés

Maintenir un lien et offrir un espace d’écoute aux employés de l’entreprise est également au cœur de la mission des RH. La crise sanitaire du COVID-19 et le confinement associé peuvent être source d’angoisses personnelles mais aussi professionnelles. Même à distance, les RH doivent rester disponibles pour rassurer et répondre aux interrogations des collaborateurs. Les outils de communication utilisés seront bien sûr le téléphone et les emails mais aussi les webconférences (par exemple pour réaliser les entretiens d’évaluation ou pour échanger autour d’une problématique précise).

Pour être efficace, repensez vos missions une par une et si besoin modifier vos processus en mode télétravail. Dans un tel contexte, entretenir un lien de confiance est un point essentiel, d’autant plus si l’entreprise doit annoncer des mesures économiques comme la mise en place de l’activité partielle par exemple. Le message aura plus de chance d’être bien reçu si les RH sont restés proches des équipes, même à distance.   

 

3. Être pleinement opérationnel à distance

Durant cette période de confinement, comment assurer la continuité de la gestion administrative du personnel alors qu’auparavant la distribution des bulletins de salaire se faisant en main propre ou que les contrats de travail étaient signés à la main ? Là encore, les outils digitaux offrent des possibilités pour assurer la continuité du service RH de l’entreprise. C’est le moment de les utiliser et de passer le cap de la dématérialisation !

Avec un coffre-fort numérique, vous pouvez ainsi transmettre à chacun les documents administratifs essentiels, tels que les attestations de déplacements professionnels, exigés pour les salariés des entreprises toujours en activité. Mais vous pouvez aller plus loin avec la mise en place de la signature électronique des contrats de travail ou l’instauration du bulletin de salaire électronique. Ces nouvelles pratiques perdureront au-delà de la pandémie de COVID-19 : car si elles permettent une meilleure gestion à distance, elles sont également financièrement intéressantes. Et l’optimisation des coûts sera sans doute au cœur des demandes de la direction lors du retour à une activité normale. 

 

4. Gérer les absences

La crise du COVID-19 a bouleversé l’économie mondiale et, au sein des entreprises, à engendrer des fluctuations importantes des effectifs : employés malades, employés testés positifs au coronavirus et en confinement strict, collègues ayant été au contact d’employés malades, etc. Si cela touche directement les membres des équipes RH, il faut pouvoir être réactif. En s’appuyant sur les solutions digitales, vous pouvez facilement maîtriser les processus et adapter l’organisation interne : réorganiser les circuits de validation, mettre en place des délégations, gérer les profils et les droits associés. Par exemple, si un manager est absent, vous pouvez en un clic transférer ses droits à un autre collaborateur de l’équipe sans bloquer les processus décisionnels. 

La réactivité des RH se mesure également dans sa capacité à réaffecter rapidement les tâches en fonction des ressources disponibles en sachant transférer des employés d’un site vers un autre si nécessaire, tout en respectant les règles liées à ce prêt de main d’œuvre. Certains secteurs d’activités sont particulièrement touchés : logistique, alimentaire, médical et paramédical, nettoyage. Le secteur de la restauration collective a, par exemple, dû réorganiser sa force de travail : si les écoles et certaines entreprises ont rapidement fermées, les hôpitaux sont eux en forte demande.

Ce secteur a dû aussi s’adapter pour répondre à de nouvelles exigences sanitaires : désinfection, étalement des plages horaires pour éviter la promiscuité, paiement par carte bleue ou badge, service à l’assiette et non en libre-service, etc. Accompagner de tels changements est un vrai défi et disposer d’une gestion centralisée vous donne immédiatement la vision sur toutes les données par service, par métier, par site. Un outil digital connecté à l’ensemble des sites est un tableau de bord essentiel, un cockpit de pilotage indispensable pour espérer réagir et s’adapter dans les meilleures conditions possibles à de tels changements.

 

5. Recruter à distance

Enfin, le dernier rôle des RH exacerbé par la crise du COVID-19 est sans doute le recrutement. Certains métiers, dans la grande distribution, l’agroalimentaire ou encore le médical, deviennent clés et doivent être renforcés pour assurer l’activité. Ici encore, des solutions digitales permettent d’aller vers un recrutement rapide et à distance, pour mettre à disposition une ressource sur site sans avoir besoin de la rencontrer. Pour recruter de nouveaux salariés, le développement d’entretiens vidéo est une alternative efficace. Étant donnée l’urgence du recrutement et le temps de formation des nouveaux recrutés qui doit rester très limité, avoir constitué un vivier de talents, rapidement mobilisables et immédiatement opérationnels, prend tout son intérêt.

 

L'oeil de PIXID : L’intégration de la digitalisation au sein des services RH est un véritable enjeu dans la réponse à la crise du COVID-19 mais permettra également de gagner en efficacité une fois cette période passée. Au-delà de la crise sanitaire, ces outils vous garantiront de pouvoir assurer la continuité de vos missions en étant capable de gérer l’ensemble des processus et des échanges à distance, du recrutement à la gestion administrative. Le bénéfice pour l’entreprise se poursuivra à long terme !