La transformation numérique des entreprises atteint les RH ! Si le digital s’est largement imposé dans les métiers du marketing ou de la relation clients, l’évolution des pratiques dans les ressources humaines est une source de performance pour l’entreprise et de confort pour les salariés. La mise en place d’un portail salarié permet de suivre l’employé dans toutes les phases de sa relation avec l’entreprise : du recrutement à la fin de sa mission, 70 documents sont échangés en moyenne entre l’entreprise et le salarié ! 
 

Un portail salarié est un espace partagé administré par une entreprise et dans lequel chaque salarié dispose d’un accès sécurisé pour accéder à tous ses documents professionnels. Les entreprises peuvent les créer directement ou faire appel à des prestataires et ainsi bénéficier de solutions clé en main et évolutives. L’espace du salarié correspond à un coffre-fort numérique permettant :

    • de stocker les documents électroniques (en garantissant leur intégrité) ;
    • de bénéficier d’une traçabilité des opérations effectuées ;
    • d’assurer la sécurité des informations personnelles ;
    • d’offrir la possibilité de télécharger les documents facilement.

 

Phase 1 : recrutement & contractualisation des candidats

    » Candidature
Dès le premier contact avec un candidat, vous pouvez apprécier les avantages d’un portail salarié. Vous regroupez et digitalisez tous les documents liés au candidat tels que CV, diplôme, attestation de formation, habilitation, permis, certification, justificatif d’un handicap, etc. Vous vous assurez ainsi que certains prérequis indispensables au recrutement sont présents comme le permis de conduire pour un poste de chauffeur / livreur par exemple.
 

    » Contrat
Une fois le candidat choisi, vous ajoutez les informations administratives utiles à la contractualisation. L’entreprise peut vérifier qu’elle ne requiert que les informations nécessaires, en conformité avec les règlements en vigueur. La rédaction du contrat de travail sera ainsi fluide et rapide. Par exemple, pour un candidat étranger, vous pouvez demander le titre de séjour et le permis de travail. Des documents spécifiques ne peuvent être réclamés que si le poste le justifie : par exemple, un certificat de vaccination à jour si le salarié est amené à être en contact avec des personnes fragiles comme les enfants.

Le RGPD (règlement général sur la protection des données) soumet la collecte des données personnelles à un principe strict de proportionnalité, en vertu duquel vous ne collectez que les données indispensables à la finalité du traitement.
 

    » Intérêt pour l’entreprise
N’ayez pas l’impression que la création d’un dossier par candidat dans un portail salarié est du temps perdu ! Au contraire, pour les candidats non retenus, vous créez ainsi un vivier de talents facile à activer pour de futurs besoins.

En permettant de classer automatiquement les documents et de les standardiser, le portail salarié fait gagner un temps précieux dès le recrutement. Tous les documents sont mis à disposition en temps réel avec un suivi des RH. Les candidats ont une image positive du processus de recrutement, qui devient plus fluide et plus organisé. L’entreprise renforce sa marque employeur et gagne en notoriété. 

 

Phase 2 : vie du salarié

    » Documents liés à l’onboarding
Le recrutement n’est que la première étape dans l’utilisation du portail salarié ! Il va en effet accompagner l’employé pendant toute sa vie dans l’entreprise. L’employé y trouve tout d’abord facilement tous les documents concernant sa bonne intégration et son accueil. Ce processus d’onboarding couvre notamment des documents collectifs :

      • un livret d’accueil regroupant toutes les informations pratiques, les horaires, les plannings, etc. ;
      • les documents légaux comme le règlement intérieur, la charte de bonne conduite, les consignes de sécurité, les consignes vestimentaires, etc.

L’intérêt d’un portail salarié pour les documents collectifs est évident : chaque mise à jour, chaque nouveau document sont automatiquement partagés et disponibles à tous les employés de l’entreprise.

D’autres informations collectives comme les newsletters peuvent venir s’ajouter pour faciliter la communication interne et faciliter la vie du salarié.

    » Bulletin de salaire électronique (BSE)
L’entreprise, sauf opposition du salarié, ajoutera chaque mois le bulletin de paie électronique dans son portail salarié. Chaque éditeur de BSE doit d’ailleurs assurer la connexion avec le dispositif gouvernemental du CPA (Compte Personnel d’Activité) qui permet à chaque employé de consulter ses droits et ses acquis liés à sa vie professionnelle.
 

    » Intérêt pour le salarié
Tous ces documents sont en permanence disponibles et le salarié peut facilement télécharger et envoyer les documents nécessaires à vie quotidienne (relations banques, administrations, pôle emploi, CAF,  etc. ).

Pour chaque salarié, avoir un profil identifié au sein d’un groupe ou d’un réseau de franchise facilite la ré-employabilité. D’autant plus qu’il lui sera facile de nourrir son profil en ajoutant ses préférences, ses disponibilités, ses contraintes par rapport à de nouvelles missions. Au fil du temps, le profil du salarié s’enrichit de ses nouvelles expériences, augmente sa visibilité et améliore sa ré-employabilité.

 

Phase 3 : fin de mission

Lorsque le salarié termine sa mission, il retrouve dans le portail les documents légaux tels que solde de tout compte, attestation de travail ou lettre de recommandation. Il est évident qu’il ne faut pas couper brutalement l’accès au portail le jour du départ du salarié ! L’ouverture d’un portail salarié implique de garantir l’accès aux documents pendant toute la durée légale de conservation, qui va au-delà du temps effectif du contrat de travail. C’est un bon moyen de prolonger la relation avec lui et donc d’entretenir son vivier de talents.

 

L’oeil de PIXID : la création d’un portail salarié facilite la vie des employés quelle que soit la durée de la mission. Il participe à la dématérialisation des RH, au développement durable de l’entreprise et à sa performance. Plus encore, le portail salarié entretient le vivier de talents et améliore la marque employeur. Mais les entreprises ont intérêt à faire appel aux meilleurs prestataires pour respecter les obligations légales liées à la sécurité des données personnelles.