Dans le secteur RH, les enjeux du développement durable et de la digitalisation s’allient parfois pour faire naître des solutions concrètes : la dématérialisation du bulletin de salaire, par exemple, permet une conservation durant toute la carrière d’un employé, sans support papier. Bien évidemment, le bulletin de salaire électronique (BSE) est soumis à quelques règles, notamment pour protéger la confidentialité des informations qui y sont délivrées.

 

Principe du BSE (Bulletin de Salaire Electronique)

La transmission du bulletin de paie de manière électronique est la norme depuis le 1er janvier 2017 pour tous les employés, sauf s’ils s’y opposent. Pour le mettre en place avant cette date, il fallait recueillir l’accord écrit de l’intéressé. Désormais l’employeur peut prendre l’initiative de le proposer à ses salariés qui, s’ils souhaitent rester à la version papier, devront en faire la demande. 

Le bulletin de paie dématérialisé a une durée de conservation soit de 50 ans, soit jusqu’au 75ème anniversaire du salarié.

Le BSE a la même valeur juridique qu’un bulletin de paie papier. Des prestataires reconnus par le ministère du Travail assure la transmission et la conservation sur le compte personnel d’activité (CPA) de l’employé, accessible sur le site public dédié. Le bulletin de paie dématérialisé est signé et scellé, rendu inviolable, avant d’être transmis dans un coffre-fort numérique du salarié. Le cachet électronique visible (CEV) est largement répandu dans les grandes entreprises sans être obligatoire. C’est un dispositif qui garantit l’intégrité des données d’un document, en encapsulant ces données clés dans un code en deux dimensions.

 

Les avantages du BSE sont nombreux

  1. Solution écologique : fini le bulletin papier ! Moins d’impressions, moins d’envois postaux, moins de stockage, moins de personnel dédié à ces tâches sans véritable valeur ajoutée.

  2. Solution globale : la vie d’un salarié aujourd’hui est dispersée. Avec le compte personnel d’activité, les bulletins de paie de tous ses employeurs, publics ou privés, se retrouvent instantanément en un seul lieu, tout au long de sa carrière. C’est aussi le cas au sein des portails salariés créés par les entreprises. Cela facilite également la création du relevé individuel de situation (RIS) et la vérification des informations au moment de la retraite.

  3. Solution pérenne : les déménagements d’entreprises et de salariés, l’effacement de l’encre sur des bulletins de paie papier remis depuis 30 ans, la phobie administrative des employés sont autant de raisons de perdre des documents papier à l’échelle d’une vie.

  4. Solution rapide : le salarié reçoit son bulletin de paie dématérialisé en même temps que sa paie ! Si les Français ont entendu parler du bulletin de paie dématérialisé, du coffre-fort numérique ou de signature électronique des contrats de travail, peu d’entre eux bénéficient des solutions digitalisées. Seuls 24 % des salariés ont ainsi accès à leur bulletin de paie de manière dématérialisée (source : étude OpinionWay, décembre 2018, dématérialisation des procédures RH).

 

5 règles à suivre pour mettre en place le BSE

La dématérialisation des RH nécessite de prendre quelques précautions. Voici les 5 principales étapes pour mettre en place un bulletin de paie électronique dans l’entreprise.
 

  1. Informer le salarié

Si le BSE est la norme, le salarié peut s’opposer à recevoir son bulletin de paie sous forme dématérialisée. Pour cela, l’entreprise doit avoir informé l’ensemble du personnel avant la mise en place du premier BSE puis, lors de chaque embauche, y compris en contrats courts. L’entreprise dispose de 3 mois pour satisfaire la demande d’un salarié de rester sur un format papier.
 

  2. Assurer une transmission sécurisée

Bien évidemment, il est hors de question de créer soi-même un document PDF. Les entreprises font appel à des prestataires spécialisés pour assurer la sécurité et la non-falsification des documents, autant que l’inviolabilité des coffres-forts. L’intégrité et la confidentialité des données sont essentielles. L’accès par le salarié à un espace personnel sécurisé est également garanti.
 

  3. Garantir la disponibilité et l’archivage

Pendant toute la durée de conservation, les documents dématérialisés sont accessibles “dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive” (article D3243-8 du Code du travail). La disponibilité doit rester intacte quelle que soit la situation : départ du salarié, fermeture du service dédié, etc. L’entreprise dispose de 3 mois avant la cessation pour leur permettre de télécharger les bulletins de paie stockés.
 

  4. Anticiper une nouvelle organisation

Comme toute nouveauté, accompagnement et anticipation sont nécessaires en interne. Il s’agit notamment de bien sélectionner le prestataire en charge des aspects techniques : s’assurer de sa fiabilité en matière de sécurité, de sa pérennité financière, de sa capacité à traiter un volume important de documents. En interne, on vérifiera la robustesse de son système d’information et sa compatibilité avec la solution du prestataire.
 

  5.Assurer un lien avec le CPA (Compte Personnel d’Activité)

Cet espace personnel généralisé à tous les Français était une mesure phare de la loi El Khomri. Chaque titulaire doit pouvoir notamment y consulter ses bulletins de paie électroniques, tout au long de sa carrière. C’est à l’employeur qu’incombe cette responsabilité, via son prestataire !

 

ROI du BSE (Bulletin de Salaire Electronique)

La mise en place du bulletin de salaire électronique devient un atout pour l’entreprise : une gestion plus efficace, des tâches à faible valeur ajoutée supprimées (impression, mise sous pli, affranchissement) et des coûts maîtrisés. Pour 1 000 salariés, on estime les coûts de la main d'œuvre  passent de près de 20 000 euros à 0 ! Fini le tri manuel, le classement fastidieux, la remise en main propre ou l’affranchissement manuel. Au total, le bulletin de salaire revient à 0.40 € par bulletin dématérialisé contre 2.53 € pour un bulletin papier.

 

L’oeil de PIXID : la dématérialisation des documents RH existe chez PIXID depuis 2004 ! Zéro papier et zéro déplacement pour signer un contrat, compléter un relevé d’activités ou recevoir un bulletin de salaire. Tout est accessible à tout moment et directement dans la poche du salarié, depuis un smartphone.

Plusieurs millions de contrats de travail ont déjà été signés sur mobile avec PIXID : c’est un vrai service offert par les entreprises à leurs salariés et un atout pour leur marque employeur !